PKM Pelatihan Sistem Informasi Berbasis Website untuk Pendataan Barang di Biro Kepesantrenan Nurul Jadid

L A P O R A N   A K H I R

PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

PKM Pelatihan Sistem Informasi Berbasis Website untuk Pendataan Barang di Biro Kepesantrenan Nurul Jadid

Disusun oleh:

Lembaga Penerbitan, Pengabdian, dan

Pengabdian Kepada Masyarakat (LP3M)

Universitas Nurul Jadid

Paiton Probolinggo

Tahun 2025

PKM Pelatihan Sistem Informasi Berbasis Website untuk Pendataan Barang di Biro Kepesantrenan Nurul Jadid

Abstrak. Pengelolaan pendataan dan pendistribusian barang yang efektif menjadi salah satu kunci utama dalam mendukung kelancaran operasional lembaga kepesantrenan. Biro Kepesantrenan Pondok Pesantren Nurul Jadid hingga saat ini masih mengandalkan metode manual dalam pencatatan dan distribusi barang, yang berpotensi menimbulkan ketidak akuratan data dan keterlambatan dalam pelayanan. Oleh karena itu, diperlukan inovasi dalam bentuk sistem informasi berbasis website yang dapat membantu proses pendataan dan pendistribusian barang secara lebih efisien, akurat, dan terintegrasi.

Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) ini bertujuan untuk memberikan pelatihan penggunaan sistem informasi pendataan dan pendistribusian barang berbasis website kepada staf Biro Kepesantrenan. Metode yang digunakan dalam program ini meliputi tahap sosialisasi, pelatihan langsung, simulasi penggunaan sistem, dan evaluasi pemahaman peserta. Sistem informasi yang dikembangkan menggunakan platform berbasis web dengan fitur utama pencatatan barang masuk dan keluar, monitoring stok, serta pelaporan data secara real-time.

Hasil dari kegiatan ini menunjukkan bahwa pelatihan mampu meningkatkan pemahaman dan keterampilan staf dalam menggunakan sistem informasi, sehingga proses administrasi barang menjadi lebih tertata, cepat, dan akurat. Implementasi sistem ini diharapkan dapat mendukung efektivitas kerja Biro Kepesantrenan serta menjadi model pengelolaan berbasis teknologi yang dapat diterapkan di unit-unit lain dalam lingkungan Pondok Pesantren Nurul Jadid.

Katakunci: informatika; pelatihan; sistem informasi

Abstract. Effective management of data collection and distribution of goods is one of the main keys to supporting the smooth operation of Islamic boarding schools. The Islamic Boarding School Bureau of Nurul Jadid Islamic Boarding School still relies on manual methods in recording and distributing goods, which has the potential to cause data inaccuracy and delays in service. Therefore, innovation is needed in the form of a website-based information system that can help the process of recording and distributing goods more efficiently, accurately, and integrated.

This Student Creativity Program (PKM) aims to provide training in the use of a website-based data collection and distribution information system to the staff of the Islamic Boarding School Bureau. The methods used in this program include the stages of socialization, direct training, simulation of system use, and evaluation of participant understanding. The information system developed uses a web-based platform with the main features of recording incoming and outgoing goods, monitoring stock, and reporting data in real time.

The results of this activity show that the training is able to improve the understanding and skills of staff in using the information system, so that the goods administration process becomes more organized, fast, and accurate. The implementation of this system is expected to support the effectiveness of the work of the Islamic Boarding School Bureau and become a technology-based management model that can be applied in other units within the Nurul Jadid Islamic Boarding School environment.

.Keywords: informatika; pelatihan; sistem informasi

BAB I

LATAR BELAKANG

Perkembangan teknologi informasi yang pesat saat ini telah membawa perubahan besar dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk dalam manajemen administrasi dan pendataan barang di berbagai lembaga. Salah satu sektor yang memerlukan adaptasi teknologi adalah lembaga kepesantrenan, yang memiliki kebutuhan administrasi yang kompleks terkait pendataan dan pendistribusian barang. Pengelolaan data yang masih dilakukan secara manual seringkali menyebabkan permasalahan seperti ketidakakuratan data, keterlambatan distribusi, serta kesulitan dalam monitoring stok barang.

Biro Kepesantrenan Pondok Pesantren Nurul Jadid sebagai salah satu bagian penting dalam mendukung operasional pesantren juga menghadapi tantangan serupa. Proses pencatatan dan distribusi barang yang masih dilakukan pencatatan secara manual sehingga terjadi keterlambatan dalam pendataan dan pendistribusian barang. Minimnya keterampilan penggunaan teknologi yang masih minim oleh staf biro kepesantrenan. Hal ini berpotensi menghambat kelancaran aktivitas sehari-hari di lingkungan pesantren.

Sebagai solusi atas permasalahan tersebut, diperlukan adanya sistem informasi berbasis website yang mampu membantu proses pendataan dan pendistribusian barang secara lebih cepat, akurat, dan terintegrasi. Sistem ini tidak hanya memudahkan biro dalam mengelola data barang, tetapi juga memberikan transparansi dan efisiensi dalam proses distribusi.

Melalui Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) ini, kami mengusulkan pelatihan penggunaan sistem informasi pendataan dan pendistribusian barang berbasis website di Biro Kepesantrenan Pondok Pesantren Nurul Jadid. Diharapkan dengan adanya pelatihan ini, para staf biro dapat meningkatkan kompetensi dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mendukung pengelolaan barang yang lebih modern, efektif, dan profesional.

1. Rumusan Masalah

Rumusan pengabdian ini yakni bagaimana memberikan pemahaman bagian biro kepesantrenan tentang penggunaan sistem aplikasi pendataan dan pendistribusian barang?

1. Tujuan dan Manfaat Pengabdian

Tujuan dan manfaat dari proses pengabdian yang dilakukan, diharapkan:

1. Mempermudah bagian staf biro kepesantrenan dalam menggunakan aplikasi pendataan dan pendistribusian barang..
2. Mempermudah dalam membuat laporan pendataan dan pendistribusian barang

BAB II METODE PELAKSANAAN

1. Tahapan Pelaksanaan

Tahapan pelaksanaan pelatihan dan pendampingan penggunaan aplikasi pendataan dan pendistribusian barang dibagi menjadi 3 tahapan yakni 1) Persiapan Kegiatan, 2) Pelaksanaan Kegiatan dan 3) Evaluasi Kegiatan. Gambaran proses dari 3 tahap tersebut dapat dilihat pada bagan berikut:

Gambar 1. Tahapan Pelaksanaan Pengabdian

1. 1. Tahap Persiapan

Tahap persiapan dilakukan dengan melakukan diskusi atau rapat persiapan dahulu dengan pihak bagian staf biro kepesantrenan dan tim pengembang aplikasi serta menentukan jadwal   pelaksanan pelatihan dan pendampingan. Setelah rapat persiapan dilakukan selanjutnya mempersiapkan membuat materi, modul dan video penggunaan aplikasi pendataan dan pendistrbusian barang.

1. 1. Tahap Pelaksanaan

Pelaksanaan pelatihan dan pendampingan penggunaan aplikasi aplikasi pendataan dan pendistrbusian barang dibagi menjadi 1 tahap, pelatihan dan pendampingan dilakukan untuk bagian staf biro kepesantrenan Pondok Pesantren Nurul Jadid.

1. 1. Tahap Evaluasi

Tahapan evaluasi dilakukan untuk mengetahui staf biro kepesantrenan terhadap penggunaan aplikasi pendataan dan pendistrbusian barang setelah pelaksanaan pelatihan dan pendampingan dilaksanakan. Tahapan evaluasi ini juga dapat dijadikan sebagai tolak ukur keberhasil pelaksanaan  pengabdian ini. Oleh karena itu, tahap evaluasi sangat penting dilaksanakan. Tahapan  evaluasi dilakukan terhadap staf biro kepesantrenan.

1. Paritipasi Mitra

Mitra dari pelaksanaan pengabdian ini di bagian Biro Kepesantrenan Pondok Pesantren Nurul Jadid. Dalam pelaksanaannya diharapkan bagian Biro Kepsantrenan memiliki antusias yang tinggi demi berlangsung dan suksesnya pelatihan dan pendampingan penggunaan aplikasi pendataan dan pendistrbusian barang.

1. Pembagian Peran

Untuk suksesnya pelaksanaan pelatihan dan pendampingan penggunaan aplikasi pendataan dan pendistrbusian barang dibutuhkan pembagian peran masing-masing anggota pelaksana kegiatan pelatihan dan pendampingan penggunaan aplikasi pendataan dan pendistrbusian barang. Adapun pembagian tugas atau peran masing-masing anggota dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 1. Tabel Pembagian Tugas

BAB III

HASIL SEMENTARA

Kegiatan pengabdian kepada masyarakat berupa pelatihan dan pendampingan tentang mengunakan aplikasi pendataan dan pendistrbusian barang yang akan di digunakan di bagian Biro Kepesantrenan Pondok Pesantren  Nurul Jadid. Materi yang diberikan yaitu praktek langsung dalam penggunaan aplikasi pendataan dan pendistrbusian barang.

kegiatan pelatihan dan pendampingan ini didampingi langsung oleh para mahasiswa Universitas Nurul Jadid. Jadwal kegiatan pelaksanaan abdimas, sebagai berikut :

Tabel. 1 Jadwal Kegiatan PKM

Adapun materi yang disampaikan saat pelatihan adalah :

1. Form Login untuk Petugas

Pada awal menjalankan aplikasi pendataan dan pendistrbusian barang, admin akan mengisi form login. Form ini berguna untuk masuk ke halaman admin. Sistem ini bisa dijalankan apabila menginputkan email dan password dengan benar, jika email dan password benar maka admin memasuki halama menu utama.

Gambar 1 Form Login Petugas

1. Form Tampilan halaman dashboard.

Halaman dashboard menampilkan jumlah barang dan jumlah Distribusi mengenai data yang ada, Di halaman data barang.

Gambar 2 halaman dashboard

1. Form Tampilan halaman data barang

Halaman data barang menampilkan seluruh informasi mengenai barang yang tersedia. Pada halaman ini, admin memiliki opsi untuk menambahkan, mengedit, atau menghapus barang.

Gambar 3 halaman data barang

BAB IV

PENUTUP

Kegiatan  pendampingan  dilakukan Di Pondok Pesantren Nurul Jadid berjalan  dengan  sangat  lancar  selama  kurang  lebih  empat  bulan  dan  juga  sesuai  dengan  yang  diharapkan  oleh  pihak  mitra maupun mahasiswa dan dosen. Pelatihan dan Pendampingan dalam penggunaan aplikasi pendataan dan pendistrbusian barang yang dilakukan di Pondok Pesantren Nurul Jadid sangat bermamfaat sekali karna mempermudah bagi bagian sarana dalam memberi pinjaman barang yang akan dipinjam. Pengabdian   ini   bisa   menjadi   inspirasi   bagi   dosen   atau   mahasiswa  lain  dalam   mengembangkan aplikasi pendataan dan pendistrbusian barang yang awal menggunakan Web bisa kembangkan dalam versi aplikasi Android sehingga dapat digunakan dengan baik sesuai dengan perkembangan teknologi informasi masa kini.

DAFTAR PUSTAKA

1. Ambriani, D., & Nurhidayat, A. I. (2020). Rancang Bangun Repository Publikasi Ilmiah Dosen Berbasis Web Menggunakan Framework Laravel. 10.
2. Antares, J. (2020). Rancangan Sistem Informasi Kependudukan Berbasis Web Di Kantor Camat Medan Deli. Djtechno: Jurnal Teknologi Informasi, 1(2), 46–51. Https://Doi.Org/10.46576/Djtechno.V1i2.972
3. Ariawan, M. R., & Mazalisa, Z. (N.D.). Sistem Informasi Pendataan Alat Dan Bahan Kimia Laboratorium Dinas Energi Dan Sumber Daya Mineral.
4. Damayanti, D., & Muzrifah, Z. (2022). Perancangan Sistem Informasi Penjualan Obat Pada Apotik Dian. Jurnal Informatika Dan Rekayasa Perangkat Lunak, 3(3), 330–341. Https://Doi.Org/10.33365/Jatika.V3i3.2308
5. Jasri, Moh., Karim, A., & Nabil, M. (2023). Aplikasi Sistem Manajemen Gudang Sparepart Truk Dengan Teknologi Ocr Menggunakan Framework Laravel. Sentri: Jurnal Riset Ilmiah, 2(11), 4988–4996. Https://Doi.Org/10.55681/Sentri.V2i11.1853
6. Jimi, A. (2019). Rancang Bangun Sistem Informasi Desa Berbasis Website (Studi Kasus Desa Netpala). Jurnal Pendidikan Teknologi Informasi (Jukanti), 2(1), 1–7. Https://Doi.Org/10.37792/Jukanti.V2i1.17
7. Kurniawan, H., Apriliah, W., Kurniawan, I., & Firmansyah, D. (2020). Penerapan Metode Waterfall Dalam Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pada Smk Bina Karya Karawang. Jurnal Interkom: Jurnal Publikasi Ilmiah Bidang Teknologi Informasi Dan Komunikasi, 14(4), 13–23. Https://Doi.Org/10.35969/Interkom.V14i4.58
8. Lukman, A. M., & Rahmanto, O. (2020). Aplikasi Panduan Pola Hidup Sehat. Indonesian Journal On Software Engineering (Ijse), 6(1), 64–70. Https://Doi.Org/10.31294/Ijse.V6i1.7774
9. Pradita, T., & Mubarok, A. (N.D.). Sistem Informasi Pelayanan Jasa Pada Lucky Photo Dengan Framework Laravel.
10. Pribachtiar, R. A., & Utomo, A. P. (2021). Perancangan Sistem Informasi Inventory Barang ( E-Gudang ) Pada Cv Jaya Water Solusindo Berbasis Website. 5(3).
11. Santoso, S., Saptono, A., & Pasaribu, N. R. (2020). Analisa Sistem Informasi Pengarsipan Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor Pada Kantor Samsat Serpong. Sensi Journal, 6(2), 136–147. Https://Doi.Org/10.33050/Sensi.V6i2.1166
12. Siregar, V. M. M. (2018). Sistem Informasi Pendataan Logistik Aktiva Tetap Pt. Bank Central Asia, Tbk Kantor Cabang Pematangsiantar. Sistemasi, 7(3), 250. Https://Doi.Org/10.32520/Stmsi.V7i3.386
13. Tajrin, T. (2020). Sistem Informasi Pendataan Barang Masuk Dan Keluar Pada Pt. Shamrok Manufacturing Corpora. Syntax : Journal Of Software Engineering, Computer Science And Information Technology, 1(1), 38–44. Https://Doi.Org/10.46576/Syntax.V1i1.700
14. Umar, M. R., Sutarman, S., & Maulinda, A. (2022). Sistem Pendataan Barang Terintegrasi Berbasis Web Pada Pt Urban Indo Manufaktur. Academic Journal Of Computer Science Research, 4(2). Https://Doi.Org/10.38101/Ajcsr.V4i2.533
15. Zuhri, A. F., Ahmad, A., Parlina, I., & Dewi, R. (2020). Sistem Informasi Data Rehabilitasi Narkoba Pada Badan Narkotika Nasional Kota (Bnnk) Pematangsiantar.
16. Hanny, H., Samsugi, S. S. S., & Sulistiyawati, A. (2023). Rancang Bangun Sistem Informasi Pendataan Calon Penerima Bantuan Sosial Dan Desa Berbasis Web (Studi Kasus: Desa Cilimus). Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi, 4(3), 328-339.